Brongemeente Kerkrentmeesters

 

 

Team werk & meer zelfstandig werken

1. Het ‘model 2010 en eerder’

Met Maarten Molijn en ook voordien was het model zo, dat de (beroeps)beheerder de dagelijkse leiding had bij de werkzaamheden, die nodig waren om het gebouw schoon te houden en ter ondersteuning van de activiteiten. De beheerder onderhield het contact met de ‘gebruikers’ en organiseerde de ‘helpers’. Vooral met Maarten aan het roer was dit van topkwaliteit, maar op het laatst (toen we succesvol werden) was dat een zware belasting voor de beheerder en zochten we al naar assistenten om hem te ontlasten.

2. De overgangsoplossing

Na diverse gesprekken en uitproberen zijn we begin 2011 gekomen tot een tijdelijk, aangepast beheermodel voor Wijkgebouw en Kerkzaal.
Dat gaat voor het Wijkgebouw uit van een beheerder, van ‘helpers’ en van ‘gebruikers’, terwijl voor de Kerkzaal de kosters in principe (onveranderd) het werk op zich nemen.
De beheerder is leider van een beheergroep die wordt gevormd door gemeenteleden/vrijwilligers, die naar beschikbaarheid eventueel facultatief de beheerdersrol vervullen.
De beheerder is de regisseur van de reservering, van de inrichting en van het onderhoud van het Wijkgebouw. Met de beheerder maak je als ‘gebruiker’ de nodige afspraken over gebruik van het Wijkgebouw en/of de Kerkzaal. De ‘helpers’ assisteren hem bij de uitvoering van die afspraken.
De beheerder is bereikbaar:
- via email:
- via de ‘beheerderstelefoon’: tel. 06 – 19 47 11 01 (of via zijn eigen telefoon)
Deze ‘beheerderstelefoon’ circuleert soms ook tussen degenen die aanvullend op de beheerder vervangend de beheerdersrol vervullen, dus je kunt verschillende mensen aan de telefoon verwachten.
Op de website van de kerkrentmeesters van de Brongemeente staat een checklist met gegevens die de beheerder minstens van je wil weten voor een afspraak.
Van de ‘gebruikers’ wordt meer zelfwerkzaamheid gevraagd dan we gewend waren:
- De zondagse ‘gebruikers’ en ‘helpers’ in het Wijkgebouw zoals Koffiegroep, KND, Catechese e.d. handelen hun zaken vanaf nu zelfstandig af, met beperkte hand- en spandiensten door de beheerder en/of een koster.
- Sommige andere groepen hebben een lid met eigen sleutel en met bepaalde wetenschap o.a. hoe je koffie zet. Zo’n groep mag in het vervolg na afspraak zelfstandig opereren en laat na .. gebruik het Wijkgebouw weer opgeruimd achter.
- Als een groep ondersteuning nodig heeft van beheerder en ‘helpers’, dan wordt goed doorgesproken met de beheerder hoeveel & wat nodig is. We proberen de ondersteuning te beperken tot assistentie om de bijeenkomst op gang te brengen, waarna de groep zoveel mogelijk zelfstandig verder gaat, opruimt en afsluit. Daar is o.a het sleutelbeheer op aangepast.
- Alleen voor grotere bijeenkomsten komt een volledig team van beheerder en ‘helpers’ in het geweer vanaf de voorbereiding tot en met het afsluiten.

3. Waar willen we heen?

We trekken lering uit de overgangsoplossing en zien voor de komende tijd een model in het verlengde van het ‘model 2010’ met een beheerteam bestaande uit een (beroeps)beheerder met een of meer vrijwillige assistent-beheerder(s).
Kortom, een groep mensen, die de taken en lasten onderling kunnen verdelen naar de mogelijkheden van de leden, zowel naar tijd, kennis, ervaring als ook affiniteit en ambitie.

De taakomschrijvingen van de beheerder en de assistent-beheerder laten zien hoe we binnen het beheersteam de taakomvang en taakverdeling ruwweg zien. Vooral bij succes zullen de assistent-beheerders steeds meer werk van de beheerder moeten gaan overnemen.
Daarnaast zal het beheerteam beslist nog helpers nodig hebben bij de uitvoering van de taken.
Teamwerk zal een belangrijk aspect worden, want alleen op die manier kunnen we met succes en met goed verdeelde belasting de activiteiten in het Wijkgebouw organiseren en ondersteunen.
Zie je voor jezelf een rol in die opzet, aarzel dan niet contact op te nemen met de beheerder of de kerkrentmeesters.

We blijven uiteraard verder zoeken naar betere oplossingen en de organisatie van het beheer voor de Brongemeente is daarom in beweging: let voor de laatste ontwikkelingen op de Zondagsbrief en op deze pagina van de website van de Brongemeente.
Aarzel ook niet met voorstellen bij de kerkrentmeesters te komen als je ergens mogelijkheden tot verbetering of vereenvoudiging ziet.

Laatste wijziging 24-11-2011 door webmaster